Muutoksen alku – kohti parempaa toimintamallia

Vuonna 2020 Attendo aloitti systemaattisen Muutosmatkan, jossa painopiste siirrettiin organisaation Attendo-kotien asukkaiden omannäköiseen arkeen ja hyvinvointiin. Tavoitteena oli varmistaa, että Attendon toimipisteissä tehtävä työ on laadukasta, laiminlyöntejä ei tapahdu ja että jokainen asukas saa elää oman näköistään elämää.

Ensimmäiset vuodet keskittyivät uusien toimintatapojen vakiinnuttamiseen. Asukkaiden tyytyväisyyttä ja hoivatyön laatua alettiin mitata aktiivisemmin, henkilökunnan perehdytystä ja osaamista kehitettiin, sekä panostettiin esihenkilöiden johtamiseen usein eri valmennuksin. Käyttöön otettiin uusia järjestelmiä, kuten sähköinen allekirjoitus ja tiedolla johtamisen työkalut, mutta tarvittiin lisää selkeyttä ja järjestelmällisyyttä muutoksen läpiviemiseksi.

4DX – Systemaattinen työkalu muutoksen tukena

Attendo päätti ottaa käyttöön FranklinCoveyn 4 Disciplines of Execution® (4DX) -mallin, jonka avulla organisaatio pystyi asettamaan selkeitä tavoitteita ja seuraamaan niiden toteutumista yksityiskohtaisesti tavalla, joka ei hukkunut arjen kiireiden alle.

Ensivaiheessa käyttöönotto kohtasi luonnollista muutosvastarintaa. Johtajat ja hoivatyön tekijät kyseenalaistivat, miksi hoivatyötä piti kääntää mitattaviksi tavoitteiksi, ja miksi tavoitteita piti tarkastella niin tarkasti. Kuitenkin, kun 4DX otettiin pilottikäyttöön ja henkilökunta näki sen konkreettiset hyödyt, suhtautuminen alkoi muuttua – siitä tulikin keskeinen ja työtä selkeyttävä päivittäisjohtamisen työkalu. Vuoteen 2021 mennessä malli oli otettu käyttöön kaikissa Attendo-kodeissa ja tiimeissä.

Erittäin tärkeät tavoitteet – ETT

Tavoitteista tulee toimintaa aidosti ohjaavia asioita, kun ne kirjataan ylös riittävän selkeästi ja konkreettisesti, ja niihin palataan säännöllisesti.

4 Disciplines of Execution -mallissa puhutaan ETT-tavoitteista, elintärkeistä tavoitteista, joiden saavuttaminen on liiketoiminnan kannalta elintärkeää. Nämä ovat niitä tavoitteita, joiden saavuttaminen on liiketoiminnan kannalta elintärkeää. Tavoitteita muutetaan sitä mukaa, kun niitä saavutetaan. Tavoitteiden harkitun asettamisen taika piilee siinä, että ne ohjaavat sellaiseen toimintaan arjen ”pyörremyrskyn” keskellä, jota ei syntyisi, ellei niille annettaisi erityistä huomiota.

”Tavoitteista keskustellaan viikoittain, ja jokainen työntekijä miettii tavoitteita oman työnsä kannalta sekä tekee niiden pohjalta sitoumuksia – ei esihenkilölleen, vaan tiimikavereilleen, se luo vastuullisuutta.” Asioiden toistaminen luo rutiinia, jonka avulla muutokset oikeasti toteutuvat. Koko toimintamallin voima ja hyödyt tulevat esiin silloin, kun läpi organisaation kaikki sitoutuvat edistämään yhteisiä tärkeitä tavoitteita omasta roolistaan käsin. Kun 650 työntekijää sitoutuu tavoitteisiin ja haluavat kulkea kohti muutosta, on tuloksien syntyminen varmaa.

Mittaamisen ja seurannan merkitys

4DX:n avulla Attendolla pystyttiin selkeästi mittaamaan edistymistä. Aluksi elintärkeinä tavoitteina seurattiin muun muassa asukasmääriä, asukastyytyväisyyttä ja johtajien vaihtuvuutta. Myöhemmin mittaristo laajennettiin kattamaan myös työntekijöiden tyytyväisyys, perehdytyksen suoritusprosentti ja henkilöstön vaihtuvuus. Tavoitteita on muutettu noin kerran vuodessa, ja keskiöön on nostettu aina kulloinkin pinnalla olevat haasteet. Olennaisena työkaluna on 4DX:n verkkopohjainen työkalu, jolla kaikki tekeminen saadaan läpinäkyväksi.

Vaikutukset ja tulokset

Muutosmatkan aikana Attendolla on saavutettu merkittäviä tuloksia. Asukas- ja läheistyytyväisyys on parantunut, koska Attendo-kodeissa keskitytään paremmin asukkaiden yksilöllisiin tarpeisiin. Työntekijöiden vaihtuvuus on pienentynyt, heidän osaamisensa on kasvanut ja koko organisaatiokulttuuri on kokenut suuren muutoksen. Lisäksi Attendo nousi T-Median mainevertailussa suurimmaksi nousijaksi yritysten maineindeksissä.

4DX:n vahvuus on sen selkeys ja systemaattisuus. Sen sijaan, että muutos hajoaisi liian moneen suuntaan, se auttaa tiimejä keskittymään olennaiseen. Sen avulla varmistetaan, että tavoitteet eivät unohdu arjen kiireiden keskellä ja se pakottaa pysymään suunnitellussa muutoksessa. Attendolla tämä tarkoitti sitoutumista jokaisen tiimin itse päättämiin kehityskohteisiin ja niiden viemiseen eteenpäin.

Uhka minkä tahansa muutoksen toteutumiselle on monimutkaisuus. FranklinCoveyn malli voi tarjota selkeät puitteet jokaisen organisaation omalle muutosmatkalle: ”4DX tuo mukanaan systemaattisuutta ja se positiivisella tavalla pakottaa meidät etsimään olennaiset asiat. Karsiminen on joskus kivuliasta, mutta ilman sitä tavoitteiden saavuttaminen olisi todella vaikeaa.

Attendon muutosmatka ei ole vielä valmis, mutta 4DX on auttanut yritystä vakiinnuttamaan uusia toimintamalleja ja kehittämään palveluita systemaattisesti. Tämä on mahdollistanut sen, että hoiva-alan toimintatavat voivat muuttua pysyvästi asukkaiden parhaaksi.